Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system informatyczny, który służy do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Po pełnym wdrożeniu stanie się jedyną dopuszczalną formą faktury w obrocie gospodarczym w Polsce. Warto więc już teraz poznać, jak działa i kogo obejmą nowe obowiązki.
Na czym polega KSeF?
KSeF ma na celu pełną cyfryzację procesów związanych z fakturowaniem i księgowaniem. Dzięki ujednoliconej formie e-faktury system ułatwia uniknięcie błędów, przyspiesza obieg dokumentów i eliminuje konieczność przesyłania papierowych lub PDF-owych faktur między kontrahentami.
Wystawiona w systemie faktura otrzymuje unikalny numer KSeF. Przedsiębiorca otrzymuje także Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które potwierdza jej poprawne przesłanie.
Terminy wprowadzenia obowiązku
Wdrożenie KSeF zostało podzielone na dwa etapy:
-
od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie duże przedsiębiorstwa, czyli firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto,
-
od 1 kwietnia 2026 r. – system stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych podatników VAT, w tym jednoosobowych działalności gospodarczych oraz małych i średnich przedsiębiorstw.
Jak uzyskać dostęp do KSeF?
Do systemu można zalogować się przy użyciu profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci elektronicznej. Przedsiębiorca może również nadać uprawnienia pracownikom, biuru rachunkowemu czy programom księgowym, z których korzysta na co dzień.
Jakie narzędzia są dostępne?
Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia ułatwiające wystawianie faktur ustrukturyzowanych, m.in. Aplikację Podatnika KSeF oraz e-mikrofirmę. Jednocześnie wielu producentów oprogramowania oferuje płatne systemy księgowe zintegrowane z KSeF, które pozwalają na automatyzację fakturowania.
Szczegółowe informacje na temat działania systemu, instrukcje i poradniki dostępne są na stronie Ministerstwa Finansów.
